ACTAS DEL 7º CONGRESO DE ARCHIVOS DE CASTILLA Y LEÓN (#CACYL 2016)
Introducción
La construcción del futuro en cuanto a gestión de documento y Archivos pasa indudablemente por la transformación digital de las organizaciones. Y aunque si bien es cierto que esta transformación desde el punto de vista del ordenamiento jurídico afecta de una forma directa al sector público, no es menos cierto que estas modificaciones han de comprometer también al sector privado en cuanto a las relaciones que se establecen entre ambos, convirtiéndose aquel en motor del cambio.
El contexto en que se produce esta evolución viene condicionado por las líneas de acción estratégica común derivadas de las disposiciones de la Unión Europa, que en el caso de España comienzan a materializarse a partir de la publicación del Plan de Transformación Digital de la Administración General del Estado y sus organismos públicos (Estrategia TIC 2015 -2020), y se concretizan de una forma rotunda en la reciente Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, cuya entrada en vigor está prevista para el 2 de octubre de 2016, con la excepción de las previsiones relativas al registro electrónico de apoderamientos, registro electrónico, registro de empleados públicos habilitados, punto de acceso general electrónico de la Administración y Archivo único electrónico, que producirán efectos el 2 de octubre de 2018.
Tomando como referencia esta realidad la Asociación de Archiveros de Castilla y León (ACAL dedica su VII Congreso de Archivos de Castilla y León (Segovia-ESP 2016) a analizar tanto el impacto del actual marco jurídico en las organizaciones, como la adecuación de la doctrina y práctica archivística en lo referido a la gestión de documentos y administración de Archivos, contando para ellos con grandes especialistas en la materia.
A partir de la actual coyuntura se pone en relación la transparencia, la participación, el papel que se le otorga a la ciudadanía, y los documentos producidos y recibidos por las organizaciones en el ejercicio de las competencias atribuidas.
El profesor de Derecho Público y Teoría del Estado de la Universidad de Santiago de Compostela, Daniel Neira Barral, estudia el impacto de la tecnología en la gestión de las organizaciones públicas, desde la perspectiva de una transformación digital que permita un nuevo paradigma de gestión: el modelo denominado gobiernos abiertos, uno de cuyos compromisos resulta ser el de la transparencia y para ello Esperanza Zambrano, del Consejo de Transparencia y Buen Gobierno, identifica y analiza las claves, los agentes y las entidades implicados en la consecución de una cultura de la transparencia. A estas dos posiciones se suma Francisco Fernández Cuesta, para poner de manifiesto las carencias del modelo español de Archivos, a la hora de aportar valor añadido en las dinámicas para la construcción de los denominados gobiernos abiertos.
Será este nuevo modelo de cultura organizacional el que incida en la forma de producción de los documentos, de tal manera que desde la visión de la innovación el planteamiento de Virginia Moreno Bonilla, Premio a la Innovación 2016, apuesta por un modelo innovador disruptivo, un hecho socialmente necesario que pasa por “hacer copartícipe a la ciudadanía de la identificación de los servicios considerados necesarios, de la forma de construirlos, así como del modelo de accesibilidad a los mismo”. Enlazando con este planteamiento Isabel Medrano Corrales, Gema Bueno de la Fuente y Eva Méndez Rodríguez estudian la ponderación de la calidad de los datos abiertos e intercambiables que pueden ser extraídos de los expedientes electrónicos, y reivindican la necesidad de que en el proceso de selección de los datos abiertos participen los agentes interesados en los mismos.
Si la transformación digital afecta a organizaciones públicas y privadas, no puede dejar de afectar de forma directa e indirecta al ámbito personal, familiar y de comunidad, surgiendo así la denominada Archivística participativa, a través de la gestión de fotografía en el ámbito familiar.
Por otra parte desde el punto de vista del tratamiento del gran volumen de datos que se producen en las organizaciones, Granda Jiménez-Vacas, especialista de referencia en el mundo Big-Data, pone en relación los retos de la gestión de documentos y el tratamiento masivo de datos, buscando así el valor añadido que se puede desprender de esta relación desde varios puntos de vista, focalizando su atención a este respecto en el análisis del aporte económico y social en cuanto al aporte económico y social que se desprende de la relación entre tecnología y gestión de archivos; lo que se complementa con la posición empírica de Xavier Agenjo Bullón y Francisca Hernández Carrascal cuando revisan y analizan la impronta del modelo EAD3 en cuanto al acceso a datos abiertos en el sector público.
En el ámbito de la Transformación digital, documento y archivo electrónico las formas de gestión diseñadas para un mundo analógico y no digital, se somete a consideración resaltando el impacto que sobre la producción de los documentos, y su gestión a lo largo de tiempo supone este nuevo escenario.
Para ello la Dra. Antonia Heredia Herrera, somete a reflexión si la gestión de documentos (analógica) y la gestión de documentos electrónicos, se considera desde un punto de vista global una única gestión, o si por el contrario al tratarse de espacios de gestión y tiempos distintos pueden ser diferenciadas.
Por su parte Joan Carles Faus, Técnico de Procesos y Archivo Administrativo del Ayuntamiento de Gandía, sitúa su análisis en el espacio y tiempo de la transformación digital partiendo del concepto de eficiencia, con el desarrollo de modelos de reingeniería documental aplicada desde el diseño de los procesos administrativos, lo que permite, eliminar cargas documentales innecesarias, marcando así una importante diferencia que dará lugar a esa transformación digital también en el Archivo, desde el punto de vista de la planificación de procesos de gestión, conservación, y recuperación.
Que la transformación viene de la mano del impacto que la tecnología tiene sobre nuestro entorno resulta algo evidente, pero esos cambios hay que planificarlos para poder gestionarlos. En este espacio Gerardo Bustos Pretel, desde la Subdirección General de Información, Documentación y Publicaciones del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, sorteando “las incertidumbres, incógnitas e inmovilismos inconscientes de los nuevos caminos que constituyen el enemigo invisible” analiza el recorrido de la producción y gestión de los documentos electrónicos, circunscrito por dos agentes organizacionales: la política de gestión de documentos, y el conjunto de funcionalidades de gestión de documentos desarrollados sobre la herramienta tecnológica, Archive, que permite la conservación y gestión a lo largo del tiempo de esos objetos digitales probatorios de derechos y obligaciones entre partes, que son los documentos del presente.
Desde el punto de vista de las políticas de gestión de documentos no todas las organizaciones han interiorizado los cambios organizacionales y de gestión que se desencadenan M. del Carmen Fernández-Vega profundiza en este análisis, a partir del contexto de la interoperabilidad.
Por otro lado en relación con estas políticas y la adopción del modelo Open Archival Information System (OAIS) como modelo de gestión de conservación de documentos electrónicos a largo plazo Pepita Raventós y Alessandro Alfier constatan como a partir de la realidad de dos instituciones: el archivo de la Universidad de Lleida y Polo Archivistico dell’Emilia-Romagna” (ParER) – Italia, dicho estándar parece no dar respuesta a todas los requerimientos de productores y archiveros en cuanto a la conservación permanente.
Si importante resulta la planificación para el diseño, identificación, producción, y desarrollo de sistemas de gestión electrónica de documentos, no lo es menos el papel del conocimiento técnico que aportan los profesionales de los Archivos a esta transformación, pues no podemos olvidar el valor intrínseco de los documentos como constitutivos del patrimonio documental del Estado, y en este sentido la planificación para la conservación permanente debe de contemplarse desde esa planificación inicial. Así, Severiano Hernández Vicente y Blanca Desantes Fernández, ponen de manifiesto el papel, responsabilidad y funciones que asume la Subdirección General de los Archivos en este proceso de transformación digital.
A estos análisis de gran alcance, sumamos aquellos que hacen referencia a la identidad digital y uso de redes sociales por parte de los archivos municipales de las capitales de provincia en España; a la definición de metodologías de gestión, y herramientas para la innovación; y a la realidad con respecto a las necesidades de almacenamiento que generan lo grandes volúmenes de producción de información lo que parece traducirse en la conservación en la denominada nube.
Un hecho singular en la transformación, sobre todo desde la publicación de la Ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo es considerar la digitalización de documentos como uno de hitos importantes a abordar, y en ese sentido contamos con dos ejemplos de ejecución de este proceso que inciden en la digitalización de documentos desde dos prácticas concretas la del Archivo Territorial, y la de la Diputación, ambos en Palencia.
Quizás algo en lo que nunca paramos a pensar es que el funcionamiento de las herramientas tecnológicas dependen de sectores estratégicos externos como el energético ¿Qué pasa si este se agota y no tenemos estrategias de contingencia? Fátima Rodríguez Coya, llama la atención sobre este punto con respecto a la sostenibilidad de los sistemas de gestión de documentos.
La Archivística como disciplina ha determinado los procesos técnicos que han de operarse sobre los documentos, y entre ellos ha cobrado singular importancia desde siempre la descripción, por ser uno de los caminos más relevantes para el acceso al contenido documental. En este sentido Javier Requejo, nos adentra en una visión actual de esta práctica cuyo objeto no es solo el documento, sino múltiples agentes y entidades relacionados con el mismo, y sustenta su estudio en el Modelo Conceptual de Descripción Archivística, impulsado desde los Archivos Estatales.
Obviamente el mundo de la gestión de documentos, y Archivos no se inventa en el siglo XXI, sino que se somete a la necesaria transformación digital, como el resto de entidades y agentes de las organizaciones. Se reaprovecha para el cambio el conocimiento transmitido por generaciones de profesionales de lo Archivos a lo largo del tiempo, ya que transformar e innovar tienen sin duda alguna un cimiento importante en la transmisión y evolución del conocimiento. Y es este sentido, en este Congreso, y en este 25 aniversario de la constitución de la Asociación de Archiveros de Castilla y León, es necesario recordar de ese camino la herencia recibida, desde la mítica Cartilla de catalogación de archivos del zamorano Matilla Tascón, a los trabajos del soriano Carlos Álvarez, y la vitalidad dinamizadora de María Jesús Fernández Gutiérrez, archivera en el Ayuntamiento de Burgos; así como las importante aportaciones que nos han dejado dos activos colaboradores de la Revista Tabula Terry Cook y Monstserrat Sebastiá Salat. Carpe diem
Alfonso Díaz-Rodríguez / Virginia Moreno Bonilla / Luis Hernández Olivera
Alfonso Díaz Rodríguez 
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