APLICAÇÃO DA CLASSIFICAÇÃO ARQUIVÍSTICA NO ESCRITÓRIO CENTRAL DE ARRECADAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO DE DIREITO AUTORAL (ECAD. BRASIL) UM ESTUDO DE CASO

Terra Pires, Silvia. 2012. Aplicação da Classificação Arquivística no “Escritório Central de Arrecadação e Distribuição de Direito Autoral” (ECAD. Brasil): Um estudo de caso. Universidad Internacional de Andalucía. La Rábida (Huelva, España)

Este trabajo refleja los intereses de investigación en torno al tema “Clasificación” iniciados en el curso de Grado en Archivística de la Universidad Federal Fluminense,  y ahora es el tema de la tesis presentada a la Maestría Gestión Documental y Administración de Archivos.

Se plasman  aquí algunas de las dudas, preguntas y preocupaciones acerca de la necesidad de conocimientos para el desarrollo de un Plan de Clasificación orgánica-funcional.

Como campo empírico de esta investigación, he usado como referencia el Plan de Clasificación de la Oficina Central de Recolección y Distribución de Derechos de Autor – ECAD, el desarrollo de un estudio de caso de la comparación entre el actual y el nuevo instrumento, redactada dentro de los parámetros de archivo.

El objeto de esta investigación es la elaboración de un esquema de clasificación parcial de los documentos Área de Recursos Humanos, la integración ECAD Fondo de Autor. Por lo tanto, este trabajo proporcionará a través de un método apropiado y técnicas archivísticas, la identificación, organización y acceso a los documentos de forma objetiva y eficaz.

El objetivo general es analizar la clasificación de documentos de archivo, la identificación de la producción, los conocimientos archivísticos sobre clasificación, la comprobación de la validez de los principios de procedencia y orden original como base del proceso archivístico de clasificación,  y examinar los fundamentos de la construcción de instrumentos de clasificación elaborados para el archivo.

En concreto, se presentan como objetivos, el establecimiento de un cuadro de clasificación parcial para el área de Recursos Humanos del Fondo ECAD y para su formulación, se llevará a cabo el estudio teórico sobre la clasificación en los manuales de archivo; en la identificación, que prevé el estudio del derecho, las cartas de organización, normas y procedimientos de ECAD y presentación de la serie documental identificado en este grupo; de esta manera, se puede reconstruir el entorno de producción, el desarrollo de un cuadro de clasificación que permite optimizar el acceso a los documentos conservados.

URI: http://hdl.handle.net/10334/1775

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NORMALIZANDO LA CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS PROPUESTA DE REGLAS

Source: archivofsierrapambley.files.wordpress.com

Fernandez Vega, M.C.; Hernández Martín, A.; Toyos de Castro, Ana Belén. 2014.  Actas Jornadas Archivando: la nueva gestión de archivos. León: Fundación Sierra Pampley, 6-7 noviembre 2014. pág. 193-207

Las reglas de procedimiento que se presentan establecen, por tanto, la sucesión de las acciones necesarias para identificar y formalizar las categorías lógicas y físicas que componen un sistema de clasificación funcional, al tiempo que determinan la metodología para una correcta identificación, formalización y mantenimiento coherente del sistema a lo largo del tiempo, con la finalidad última de normalizar y documentar el proceso de clasificación en su conjunto.

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Diseño de un cuadro de clasificación de documentos funcional

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© 2010 ARMA Internationalwww.arma.org

Alfonso Díaz Rodríguez‘s insight:

Houten, Gerry van. 2010. Drafting a function-based file classification plan. Arman International.

Un cuadro de clasificación de documentos intuitivo es uno de los componentes esenciales de un sistema eficaz de gestión de documentos,  y elemento fundamental para reducir los riesgos asociados a la perdida, duplicidad, o inaccesibilidad a los mismos.

El valor añadido que se desprende de la clasificación de documentos permitirá a las organizaciones abordar con éxito la implantación de sistemas de gestión electrónica de documentos, ya que a partir del cuadro de clasificación podremos gestionar tanto el acceso de usuarios, como la identificación y administración de los mismos de forma individual o por grupos; igualmente nos permitirá gestionar los periodos de retención y disposición, pudiendo funcionar también como motor de búsqueda.

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